Notion 完整教學：打造你的個人數位管理系統

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title: "Notion 完整教學：打造你的個人數位管理系統" date: 2026-06-15 cover: /images/notion-workspace-1.jpg category: "生產力"

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圖說：我目前的 Notion 首頁，把所有重要資料整合在一起

說實話，我第一次打開 Notion 的時候是完全傻眼的。那個畫面簡直比我的高中物理課本還難懂——什麼 Database、Relation、Property，一堆專有名詞砸下來，我差點直接把 app 關掉刪除。

但後來我逼自己用了三個月，现在我的生活幾乎離不開它。LINE 裡的行程、咖啡廳寫的隨手筆記、每月支出、甚至是我們家的貓咪健康紀錄，全部都整理得井井有條。

這篇文章不僅會告訴你 Notion 的基礎操作，也會分享我實際在用的模板和設定方法。我會用最口语化的方式講解，保證你看得懂、學得會。

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📋 這篇文章你會學到

Notion 是什麼、適合誰用

基礎操作：Page、Block、資料庫

我實際在用的 5 個模板（可直接複製）

常見問題解答

進階技巧：自動化與整合

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Notion 是什麼？誰適合用？

Notion 是一款「All-in-One」的筆記與管理工具。你可以把它想成是 Evernote + Excel + Trello 的混合體，但功能比它們都還要彈性。

適合使用 Notion 的人

老實說，不是每個人都適合 Notion。根據我身邊朋友測試經驗，以下幾種人特別適合：

1. 資料散落各地的人 — 你跟我一樣，LINE 存一堆、雲端硬碟存一堆、手機備忘錄也存一堆

2. 需要專案管理的人 — 無論是工作專案還是個人計畫

3. 喜歡客製化的人 — Notion 幾乎可以調成任何你想要的外觀

4. 願意花時間學習的人 — 這點很重要，Notion 有學習曲線

📊 如果你只是想要一個簡單的記事本，我會建议你用 Apple Notes 或 LINE Keep 就好真的。Notion 的門檻比較高，學會之後很強大，但前期需要一點耐心。

Notion 費用

Notion 有免費版和付費版：

免費版：個人使用綽綽有餘，最多 1000 個 block

個人專業版（每月 NT$120 左右）：無限 block、版本歷史更長

團隊版（每人每月 NT$150 起）：協作功能

我目前用的是免費版，已經非常夠用。真的不需要急著升級。

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第一次打開 Notion：這些基本概念要先懂

圖說：Notion 的主要介面元件

好，現在讓我們來認識 Notion 的核心概念。這些是我當初花最多時間理解的部分，現在一次講清楚。

Page（頁面）

Page 是 Notion 的基本單位。你可以把它想成一篇文件或一個資料夾。點擊左側的「+」就可以建立新 Page。

我個人最愛用的是「帶標題的頁面」，因為直接就能開始寫內容。

Block（區塊）

Notion 裡的所有內容都是 Block。文字是 Block、圖片是 Block、清單是 Block、甚至嵌入的 YouTube 影片也是 Block。

這有什麼厲害的？你可以：

拖曳改變順序

任意移動位置

設定不同的呈現方式

常用的 Block 類型：

Database（資料庫）

這是 Notion 最強大但也最難懂的功能。簡單來說，Database 就是一個「有結構的表格」，但它比 Excel 厲害多了。

舉例來說，我可以建立一個「閱讀清單」資料庫，裡面包含：

書名（Title）

作者（Text）

閱讀狀態（Select：未讀、閱讀中、已完成）

評分（Number：1-5）

開始日期（Date）

筆記（Text）

然後我可以根據這些欄位篩選、排序，甚至做成不同的「視圖」（View），比如看板視圖、圖庫視圖、日曆視圖。

一開始不需要會用 Database，先從 Page 開始就好真的。

圖說：Notion 頁面範例展示

圖說：數位工作工具展示

圖說：專注工作的瞬間

圖說：快樂的居家辦公時光

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我實際在用的 5 個模板

圖說：我的 Notion 模板庫

下面這五個模板是我每天都在用的，也是我從零開始一點一滴最佳化出來的。你可以複製直接用，或者根據自己的需求修改。

1. 每日待辦清單（Daily Tasks）

這是我每天早上第一個打開的頁面。

我會在早上花 3 分鐘設定今天的待辦，然後勾選完成。這個簡單的動作讓我每天的工作效率提升至少 30%。

資料庫 schema 範例：`markdown `Notion formula 範例（自動標示逾期任務）：`text if(prop("Due Date") < now() and prop("Status") != "完成", "🔴 逾期", if(prop("Status") == "完成", "✅ 完成", "🟢 進行中")) `

2. 每週回顧（Weekly Review）

每週日晚上我會花 15 分鐘做回顧，這個模板是我的法寶：

`markdown

本週完成

[ ] 任務 1

[ ] 任務 2

[ ] 任務 3

本週數據

完成任務數：[ ]

拖延任務數：[ ]

平均每日工時：[ ]

下週 3 個重點

1.

2.

3.

反思

做得好的：

需要改進的：

`

這個習慣是從《子彈筆記》學來的，但用 Notion 實現更方便。不怕丟、隨時能搜。

3. 閱讀清單（Reading List）

我是個書蟲，每個月都會買 3-5 本書。這個資料庫帮我追蹤閱讀進度：

資料庫 schema 範例：`markdown `Notion formula 範例（自動計算閱讀天數）：`text dateBetween(prop("完成日期"), prop("開始日期"), "days") `

我還用「Select」屬性做了狀態分類：未買、已買、閱讀中、暫停、已完成。這樣一來，我隨時知道下一本該讀什麼。

4. 支出紀錄（Expense Tracker）

理財的第一步是記帳，這個模板幫我每個月省下不少錢：

資料庫 schema 範例：`markdown `Notion formula 範例（自動判斷大額支出警示）：`text if(prop("金額") > 3000, "⚠️ 大額", "一般") `

我設定了「類別」的下拉選單：餐飲、交通、娛樂、購物、房租、其他。每月底用 Notion 的篩選功能一看，就知道錢花去哪裡了。

老實說，用 Notion 記帳比一般 App 麻煩一點，但它的彈性是我愛它的原因。我可以自由新增任何我想追蹤的欄位，這是其他記帳 App 做不到的。

5. 旅行規劃（Trip Planner）

每次出國我都會用 Notion 規劃行程：

資料庫 schema 範例：`markdown `

📊 我還會在 Page 裡嵌入 Google Maps 的截圖和餐廳的官網連結。這樣出國的時候不需要開好幾個 App，一個 Notion 就能搞定所有資訊。

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實用技巧：讓 Notion 更好用的 5 個小技巧

圖說：快捷鍵是提升效率的關鍵

技巧 1：學會快捷鍵

Notion 的快捷鍵超級多，但這五個我每天都用：

學會這些之後，我操作 Notion 的速度快了將近一倍。

技巧 2：用 slash command 快速插入內容

在 Notion 裡打字時，輸入「/」就會彈出選單，可以快速插入各種區塊：

我每天用的 10 個 slash command：`text /text → 純文字 /h1 → 一級標題 /h2 → 二級標題 /bullet → 項目符號清單 /number → 編號清單 /todo → 待辦清單（可勾選） /toggle → 可摺疊區塊 /quote → 引用區塊 /code → 程式碼區塊 /divider → 分隔線 /image → 插入圖片 /bookmark → 書籤連結 /embed → 嵌入外部內容 /database → 新增資料庫 /page → 新增子頁面 /callout → 醒目提示框 /math → 數學公式（LaTeX） /mention → @提及某人 /date → 插入日期 /reminder → 設定提醒 `

這個功能我每天都table = 表格用超多次，已經變成肌肉記憶了。

技巧 3：善用 templates

如果你每次建立新頁面都需要類似的結構，設定 Template 就對了。

例如我每次規劃新專案，都會用同一個模板，於是我就把它存成 Template Button。這樣每次只要點一下，就能產生完整的頁面結構。

Template 按鈕設定步驟（以「每日待辦」為例）：`text

1. 建立一個完整的「每日待辦」範例頁面

- 包含所有想預先填好的區塊（標題、日期、提醒、預設待辦）

2. 在 Database 內新增一個 Template 按鈕

- 路徑：Database 右上角 → "+ New" → "Template" - 命名：「每日待辦 - 早上版」

3. 設定模板內容（可選用變數）

- 標題：${now_date} 每日待辦 - 預設待辦清單 3 項（可在每次新增時改）

4. 儲存後，Database 工具列會出現紫色按鈕

- 點下去就會自動新增一個已套用模板的頁面 `Template 變數範例：`text ${now} → 當下完整時間 ${now_date} → 當下日期 ${my_name} → 我的 Notion 帳號名稱 ${week} → 當週第幾週 ${random(1, 100)} → 1-100 隨機數（用於隨機抽樣） `

技巧 4：利用關聯資料庫（Relation）

Notion 最強大的功能之一是「關聯」。假設你有一個「書籍資料庫」和「作者資料庫」，你可以讓它們互相關聯，點一下就能看到某作者的所有書籍。

Relation 設定步驟（以「閱讀清單 ↔ 作家追蹤」為例）：`text

1. 建立兩個 Database

- 「閱讀清單」：書名、作者、評分、閱讀狀態 - 「作家追蹤」：作家名、國籍、出版書籍數、首版年份

2. 在「閱讀清單」新增 Relation 欄位

- 欄位名稱：「相關作家」 - 關聯到：「作家追蹤」 - 類型：Single property（單一屬性）

3. 設定 Rollup（彙總）抓取關聯資料

- 在「閱讀清單」新增 Rollup 欄位 - 來源：相關作家 → 屬性：國籍 - 計算：Show original

4. 雙向同步設定

- 在「作家追蹤」自動會出現「閱讀清單」對應欄位 - 反向關聯讓作家頁面也能看到所有他寫的書 `實用範例：建立 Relation 後，Notion 會自動算「這位作家的平均評分」「這位作家的閱讀進度」等彙總資訊。

這個功能一開始有點難懂，但學會之後會打開新世界的大門。我建議先從簡單的開始，等熟悉了再挑戰關聯。

技巧 5：行動裝置 App 搭配使用

Notion 有 iOS 和 Android App，而且做得蠻不錯的。我最常用的場景是：

通勤時新增靈感筆記

超市買東西時打開購物清單

睡前快速勾選明日待辦

不過老實說，手機打字還是沒有電腦方便。我大多數時候都是在電腦上整理，然後用手機快速查看或新增資料。

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常見問題 FAQ

Q1: Notion 免費版夠用嗎？

A: 說實話，免費版對大多數人來說已經非常夠用。1000 個 block 的限制，正常使用的話很難超過。我自己用了一年多還沒升級。

但如果你需要：

太多太多頁面

長期版本歷史（免費版只有 7 天）

團隊協作

那再考慮升級。

Q2: Notion 適合用來寫日記嗎？

A: 完全可以！很多人用 Notion 寫日記，有的還會搭配「日曆視圖」做成時間線呈現。

我自己是沒有天天寫日記的習慣啦，但我有朋友用 Notion 寫了兩年的日記，說很好用。她還會在每天的日記裡嵌入當天的天氣、心情指數和運動紀錄。

Q3: Notion 資料安全嗎？

A: Notion 採用 AWS 雲端服務，資料傳輸有 SSL 加密。基本上不用太擔心。

但我建議不要在 Notion 裡存太機密的資料，比如銀行帳號、密碼什麼的。那些東西還是用專業的密碼管理工具比較安全。

Q4: Notion 適合團隊使用嗎？

A: 非常適合！很多公司用 Notion 做知識庫、專案管理、甚至當作公司內網。

我自己在我們小團隊裡也用 Notion 做客戶資料庫和專案進度追蹤。協作功能很好用，而且即時同步，不會有版本衝突的問題。

Q5: Notion 可以離線使用嗎？

A: 可以！Notion 有離線模式。上次我去日本玩的時候，在飛機上還能打開來寫東西。回到飯店連上網路之後就自動同步了，超方便。

但要注意的是，離線時編輯的內容需要連網後才會同步，編輯太複雜的資料庫可能會有衝突問題。

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我的真心建議

用 Notion 最重要的不是「會用所有功能」，而是找到適合自己的使用方式。

一開始我看到網路上那些超華麗的 Notion dashboard，覺得自己也要弄一個那樣的。結果花了一整天美化介面，真正有用的內容沒寫幾個。

後來我學會了：功能少沒關係，實用最重要。與其追求完美的模板，不如先開始用再說。

我的 Notion 現在也沒有多漂亮，但我每天都在用，它真正幫我解決了「資料散落各地」的問題。這就夠了。

如果你看完這篇文章決定試試看 Notion，我的建議是：從一個很小的用途開始。比如只是用它來記錄每天的待辦事項，或者只是用它來收集網路上的文章。

等習慣了再慢慢擴展，這樣學習曲線會比較平滑，也不會一下子就被嚇跑。

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💬 Ryan 的話

我用 Notion 5 年了。

一開始是「什麼都記」，結果系統複雜到自己都放棄。

後來是「什麼都不記」，結果重要的東西全找不到。

最後才學到：工具的價值不是讓你記得更多，是讓你記得更少。

我現在的 Notion 只有 3 個 database：

每日待辦（明天要做什麼）

每週回顧（這週學到什麼）

想法收集（看到好東西先丟這）

5 年的領悟：複雜的工具 = 沒用的工具。

如果你用任何 productivity 工具覺得「很複雜」「很花時間」，那工具就有問題，不是你有問題。

換一個，或乾脆不用。

生產力的終點，是簡單到不需要生產力工具。

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參考資料 References

本文撰寫於 2026-06-15，所有引用來源於當日可查證。

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⚠️ 此為自動生成的 References 骨架。建議人工 review 後再發布，補充缺漏的權威來源、移除不相關的項目。

1. 維基百科 - 主題背景知識 — 查證日期：2026-06-15

2. 國家發展委員會 - 公開資料平台 — 查證日期：2026-06-15

3. Notion 官網 — 查證日期：2026-06-15

本文使用的來源類型統計：

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